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個人情報保護方針

東京農工大学同窓会個人情報の保護に関する規則

(趣旨)

第1条 東京農工大学同窓会(以下「同窓会」という。)は、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)(以下「法律」という。)に基づき、この規程において、同窓会会則(以下「会則」という。)第5条及び第12条に定めた会員及び顧問並びに元教員の個人情報の保護を目的として、個人情報の利用の目的の特定化、個人情報の適正な取得、正確性の確保、個人情報の提供の制限、安全管理措置及び開示・訂正・苦情の処理等の個人情報の保護に関する取扱を定める。

(定義)

第2条 この規則において「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、旧姓・旧名、外国人認識情報、出身学部・大学院、出身学科・専攻、卒業・修了年、現住所、電話番号、勤務先所在地、電話番号等の特定の個人を識別できるもののほか、学科・コース番号、郵便番号バーコード、外字コード、会員の種別及び会費納入状況の情報をいう。

2 この規則において、「個人情報データベース」とは、個人情報を含む情報の集合物で、コンピューターを用いて検索することができるように体系的に構成したもの及び紙媒体でも目次や索引等で検索できるように構成したものをいう。

3 この規則において、「個人データ」とは、個人情報データベースを構成する個人情報をいう。

4 この規則において、「保有個人データ」とは、同窓会が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)で定めるもの又は一年以内の政令で定める期間以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

5 この規則において、「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(基本姿勢)

第3条 同窓会は、個人情報を個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取扱を図らねばならない。

(利用目的の特定)

第4条 法律第15条の利用目的の特定に関する規定に従い、個人情報は、会則第3条に定めた、会員相互の親睦を深め併せて同窓会並びに東京農工大学(以下「母校」という。)の発展を図る目的に沿って、次の通り利用するものとする。

  • 一 同窓会名簿の制作及び会誌への掲載
  • 二 同窓会から会員への各種連絡・配信
  • 三 会費請求
  • 四 会則第9条に定める各部会・支部及びこれに準ずる組織(以下「部会・支部等」という。)の会員の動静の把握、総会等集会の通信に必要な当該個人情報の部会・支部等への提供
  • 五 会員への同窓会名簿の閲覧
  • 六 母校又はその委託を受けた者、学科、専攻等と同等と見なしうる者及び準会員の指導教員から教育研究遂行上必要とされ、会則第44条に定めた常務理事会が妥当と認める当該個人情報の提供
  • 七 前四号から六号に関する提供の方法は別に定める

2 利用目的は、会則第32条に定めた総会(以下「総会」という。)の承認を必要とするものとする。

3 利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を持つと合理的に認められる範囲内に限定するものとし、変更した場合は、本人に通知し又は公表しなければならない。

4 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

  • 一 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合
  • 二 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れのある場合
  • 三 国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
  • 四 取得状況から見て利用目的が明らかである場合

(利用目的の制限)

第5条 同窓会は、あらかじめ総会の承認及び本人の同意を得ないで、前条で規定した利用目的の範囲を超えて、個人情報を扱ってはならない。

2 前1項の規定は、次に掲げる場合は、適用しない。

  • 一 法令に基づく場合
  • 二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合
  • 三 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合
  • 四 国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

(適正な取得・適正な通知)

第6条  同窓会は、第4条第1項各号に定める利用目的を通知して、偽りその他不正な手段によることなく個人情報を取得するものとする。

(データ内容の正確性の確保)

第7条  同窓会は、利用目的の範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう、少なくとも1年に1回調査を行う。

(安全管理措置)

第8条  同窓会は、その取扱う個人データの漏洩、改竄、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために別に定める必要かつ適切な措置を講ずる。

(従業者の監督)

第9条  同窓会は、その従事者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図れるよう、当該従事者に対して必要かつ適切な監督を行う。

(保護管理)

第10条 同窓会は、前第8条及び前第9条の安全管理及び監督の徹底のため、個人情報保護委員会を置き、総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者(以下「保護管理者等」という。)を定める。これらに携わる者の選任は別に定める。

2 個人情報保護委員会は、保有個人データの保護管理に関する基本的事項を審議し、保護管理者等の監理の任に当たる。

3 総括保護管理者は、保有個人データの管理に関する重要事項の連絡・調整の統括の任に当たり、保有個人データを取扱う者に対し、必要な教育研修を行う。

4 保護管理者は、総括保護管理者を補佐し、保有個人データの管理に関する実務の任に当たる。

5 保護担当者は、保護管理者を補佐し、保有個人データの管理事務を担当する。

(委託先の監督)

第11条 同窓会は、同窓会名簿の制作等の理由で個人データの取扱いを委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理を図るために、委託を受ける者との間に「個人情報の取扱に関する契約書」を締結して秘守義務の励行を約し、必要かつ適切な監督を行う。

(第三者提供の制限)

第12条 第4条第1項第五号に定める第三者への提供を利用目的とする場合及び次に掲げる場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

  • 一 法令に基づく場合
  • 二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合
  • 三 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合
  • 四 国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

2 第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、予め本人に通知し、又は本人が容易に知りうる状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合、当該個人データを第三者に提供することができる。

  • 一 第三者への提供を利用目的とすること
  • 二 第三者に提供される個人データの項目
  • 三 第三者への提供の手段
  • 四 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること

(保有個人データに関する事項の公表等)

第13条 同窓会は、保有する個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知りうる状態に置くものとする。

  • 一 同窓会の連絡先及び第10条に定めた者の氏名、連絡先
  • 二 全ての保有個人データの利用目的(第4条第4項第一号から第三号までに該当する場合を除く)
  • 三 次項の規定による求めに応じる手続き
  • 四 前三号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として政令で定めるもの

2 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対して遅滞なくこれを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

  • 一 当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
  • 二 第4条第4項第一号から第三号までに該当する場合

(開示)

第14条 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、本人に対して政令で定められる方法で遅滞なく、当該保有個人データを開示する。ただし、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合、他の法令に違反する場合及び同窓会の業務に支障を来す場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

2 前項の規定に基づき開示を行うとき、又は開示を行わない旨の決定をしたときは、本人に遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

(訂正等)

第15条 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正」という。)を求められた場合には、遅滞なく調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正を行う。

2 前項の規定に基づき訂正を行ったとき、又は訂正を行わない旨の決定をしたときは、本人に遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

(利用停止等)

第16条 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データが第5条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第6条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明した場合には、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行う。

2 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データが第12条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明した場合には、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。

3 前2項に対する措置を決定したときは、本人に対して遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

(理由の説明)

第17条 第13条第2項ただし書き、第14条第1項ただし書き、第15条第2項又は前条第3項において、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨別に定める方法により通知する場合は、本人に対してその理由を説明するよう努める。

(苦情の処理)

第18条 個人情報の取扱に関する苦情について、適切かつ迅速に処理するために、同窓会事務局に「個人情報取扱い窓口」を設置し、その責任者に事務局長を充てる。

(監査)

第19条 会則に定める監事は、個人情報の保護に関する状況について定期的に監査を行う。

附則

(施行期日)
第20条 この規程は、平成17年4月1日から施行する。
(経過措置)
第21条 施行までの間、この規則を準用して措置する。

(平成17年5月28日総会承認)
(H18.5.27改正。元教員の追記及び部会・支部記載順の修正。)
(H24. 5. 26改正。会則改正に伴う条項番号の修正。)

個人情報保護方針について*